Справка с места работы для визы во Францию: образец заполнения в 2021 году

Для чего нужна справка

Некоторые страны требуют от иностранных граждан при оформлении визы предоставлять справку с места работы.
Такой документ гарантирует, что человек является просто туристом или командировочным, то есть если у него есть постоянная работа с хорошей зарплатой, он, скорее всего, не решится нарушить правила посещения другой страны, а тем более остаться в ней в качестве нелегального мигранта.

Для чего требуется справка с работы

Справка с работы является подтверждением (кроме перечисленного выше) наличия источника стабильного дохода заявителя.

Уровень дохода, указанный в справке с места работы, показывает материальный статус иностранного гражданина. Для Шенгена очень важно, чтобы иностранцы располагали определенным количеством денежных средств.

Всегда ли одинаковы справки

Требования к справкам от разных стран могут незначительно отличаться друг от друга, но в них всегда должно быть указано место работы человека и его зарплата.

В некоторых случаях может быть установлен ​​минимальный размер заработной платы, но даже если его нет, лучше, если она будет не менее 25–30 тысяч рублей (иначе может последовать отказ).

Чтобы избежать негативных последствий, связанных с низкой заработной платой, гражданин также может предоставить в посольство выписку с банковского счета (с имеющейся на нем приличной суммой) или справку с места работы спонсора путешествия (которым может быть, например, близкий родственник).

Необходимый уровень дохода для шенгенской визы

Как правило, в странах Шенгенской зоны порог по доходу не такой высокий — 30 тысяч рублей будет достаточно, но это лишь условная цифра. На деле же сумма, которой должен располагать заявитель, должна быть рассчитана на весь период пребывания в стране из расчета 50–70 евро в сутки на человека.

Итак, если человек планирует находиться в республике неделю, то ему необходимо иметь на банковском счете сумму, рассчитанную на весь период пребывания, а лучше с запасом. Если иностранный гражданин едет с семьей, то каждый член семьи должен доказать свою платежеспособность в консульстве.

Кто обычно составляет документ

На предприятиях и в организациях такие справки может оформить любой сотрудник, в должностные обязанности которого входит эта функция: сотрудник бухгалтерии, кадровой службы, секретарь. В любом случае это должен быть человек, владеющий полной информацией о сотруднике, которому требуется справка, или способный быстро ее получить.

После оформления справку отдают на подпись директору компании и главному бухгалтеру — без их автографов она не будет считаться действительной.

В справке должна быть указана только актуальная и правдивая информация, так как сотрудники посольств тщательно проверяют такие документы. В случае обнаружения неточностей, ошибок, заведомо ложной информации во въезде, скорее всего, в визе будет отказано.

Как получить

Для получения справки от работодателя работник должен подать письменное заявление.

Обычно на рассмотрение заявки и формирование справки уходит не более трех рабочих дней (максимум одна неделя), после чего документ выдается сотруднику организации.

Если необходимо получить справку в более короткий срок, это следует указать в самом заявлении, написав конкретную дату, к которой потребуется документ.

Составление справки

На сегодняшний день справка с места работы в не имеет единой стандартной формы, которая является обязательной для использования. Составить документ можно в произвольной форме или, если в компании есть разработанный и утвержденный к применению шаблон — по его образцу.

Единственное условие, которое должно быть соблюдено в любом случае: справка по структуре должна удовлетворять некоторым требованиям делопроизводства, а по содержанию — включать в себя ряд определенных данных (в том числе предоставленных принимающей страной).

Общие требования к справке

Четких требований к оформлению документа нет. Он может быть составлен в произвольной форме. Но чтобы избежать неприятных недоразумений, лучше изучить образец справки, соответствующий требованиям французского консульства.

Скачать образец справки с работы на английском языке

Скачать образец справки с работы на русском языке

Справка должна содержать следующие данные:

• название и адрес компании, а также номера телефонов (желательно не менее двух);
• информация о работнике (ФИО, занимаемая должность, заработная плата);
• информация о том, что сотрудник отправлен в очередной отпуск;
• подписи с именами подписантов и печать.

На каком языке оформлять справку с места работы?

Для многих стран подходит справка с места работы, оформленная на русском языке. Тем не менее рекомендуется, если возможно, оформить документ на английском языке (он точно подойдет при оформлении визы во всех странах мира).

Однако нужно заранее проверить требования к языку справки конкретной страны. Как правило, если требуется документ на английском языке, то об этом четко пишется в списке документов. Если не удалось найти требований об английском языке, подойдет справка, составленная на русском языке.

В какой валюте должна быть справка?

Справка должна содержать информацию о доходах в той валюте, в которой ее обычно получает заявитель. Чаще всего в России это рубли.

За какой период указывается доход?

В справке с места работы для получения шенгенской визы отражается информация о заработной плате за период от трех до шести месяцев (в зависимости от требований консульства). У разных консульств разные требования, но стандартно учет доходов ведется именно за этот период.

Заполнение заголовка справки

В «шапке» справки должно быть указано:

• название компании;
• ее реквизиты: ИНН, КПП, адрес, телефон;
• дата выдачи справки;
• в посольство какой страны она будет подаваться (если нет точного названия организации, достаточно написать «по месту требования»).

Заполнение тела справки

В основной части документа должно быть указано:

• кому именно выдается справка: должность, фамилия, имя, отчество сотрудника;
• дата, с которой работник числится в компании;
• размер его зарплаты (за несколько предыдущих месяцев или за год);
• тот факт, что на время отъезда сотрудника в другую страну ему предоставляется законный отпуск (т. е. увольнение исключено);
• желательно указать сферу деятельности организации.

Если работодатель считает необходимым сообщить дополнительную информацию или того требует посольство страны, в которую отправляется гражданин, то ее можно внести в документ отдельным пунктом (иногда необходимо указать номер телефона конкретного сотрудника компании, который может подтвердить всю информацию, содержащуюся в справке).

Справка с места работы, если я генеральный директор

Если заявитель является генеральным директором компании, то справка с места работы, подписанная только им, может быть не принята, так как он является заинтересованным лицом и, по сути, может указать для себя любую информацию, в том числе и должность.

Поэтому, если в компании, нет, например, директора по персоналу, который может заверить справку, личная подпись заявителя, являющегося директором, подойдет, если дополнительно будет подпись, например, главного бухгалтера. То есть справка будет подписана двумя разными уполномоченными на подпись людьми.

Также будет абсолютно достаточно, если справку подпишет только главный бухгалтер (или любое другое уполномоченное на подпись лицо). Если в компании нет главного бухгалтера, а претендент на визу одновременно является директором и главным бухгалтером (или даже всеми остальными сотрудниками компании), то надо быть готовым к возможным вопросам со стороны консульства, в том числе к отказу в выдаче въездного разрешения.

Справка с работы для ИП

Индивидуальные предприниматели также должны показывать свои доходы. Но в этом случае необходимо приложить свидетельство о постановке на учет физического лица в качестве ИП, подойдет и выписка из ЕГРИП. В этом случае, если ИП является действующим и не закрыто, то данная выписка не имеет срока давности.

Индивидуальный предприниматель может получить справку с работы двумя способами. Если есть печать, то можно составить справку по требованиям произвольной формы: предоставить важную информацию о должности и заработной плате. Главное, чтобы дата начала работы совпадала с датой регистрации индивидуального предпринимателя, а оклад был реальным, подтвержденным банковскими выписками ИП. Эта справка подписывается бухгалтером, руководителем отдела кадров и т. д.

Если у ИП нет печати, можно обратиться в налоговую и подтвердить свой доход. Справка заверяется печатью и подписью инспектора.

У ИП также справка с работы для визы во Францию может быть в виде декларации. Важна не сама форма, а факт наличия реального трудоустройства и получения достаточной прибыли.

Как правильно оформить

Нет строго определенных требований как к оформлению справки, так и к ее содержанию. Можно составить ее на обычном листе формата А4 или на фирменном бланке организации, от руки или в печатном виде.

Главное условие, которое необходимо выполнить: бланк должен быть заверен «живыми» подписями двух сотрудников компании (директора или лица, уполномоченного действовать от его имени, и главного бухгалтера.) В этом случае требуются подлинные подписи — факсимильные автографы (т. е. отпечатанные при помощи различного рода клише) недопустимы.

Если в нормативно-правовых актах компании закреплено правило использовать для визирования внутренней и внешней документации компании штемпельные изделия, то справку нужно проштамповать.

Справка составляется в одном экземпляре, но при необходимости можно сделать нужное количество ее заверенных копий. Информация о справке должна быть занесена в журнал учета исходящей документации.

Рекомендации по оформлению

• Все реквизиты и контакты должны быть реальными. По указанному номеру телефона могут позвонить из посольства и спросить, работает ли заявитель в данной организации. Если телефоны не отвечают или консулу ответили не то, что написано в справке (должность, уровень заработной платы, период работы заявителя в компании), автоматически оформляется отказ в получении «шенгена».
• После подачи документов нужно предупредить секретаря или офис-менеджера о том, что могут позвонить из посольства и задать вопросы (не помешает проинструктировать сотрудника, как он должен отвечать).
• Справку необходимо оформлять не более чем за месяц до подачи документов в консульство. Дата ее выдачи должна быть как можно ближе к дате посещения посольства.
• Документ должны подписать два сотрудника: директор и бухгалтер. Если в компании нет бухгалтера, то надо указать другое должностное лицо: заместитель директора, коммерческий директор, финансовый директор и т. д.
• Если справка выдается директору или главному бухгалтеру, то подписывать бланк за себя нельзя. Надо указать вместо него заместителя или другого руководителя.
• Если заместителем претендента на визу является его жена или муж, потребуется третья подпись.
• Индивидуальным предпринимателям будет полезно предоставить свидетельство о регистрации (копия, заверенная печатью и подписью «копия верна»).
• Больше всего вопросов возникает при указании уровня заработной платы. Необходимо сообщать о реальных доходах. Посольство не имеет доступа к данным налоговой службы нашей страны. Не следует указывать также заоблачные зарплаты.
• Минимальная заработная плата должна быть 30–40 тысяч рублей. Кроме того, если человек едет во Францию на длительный срок, то расчет дохода определяется следующим образом: 50 евро за каждый день пребывания за границей. Например, если заявитель едет в Европу, то 50*7=350 евро.
• В конце желательно указать контактное лицо, оформившее этот документ, должность, номер телефона. Это повышает уровень доверия консульства к заявителю.
• Некоторые консульства требуют перевод документа на английский или другой иностранный язык. Необходимо уточнить в самом посольстве, какой перевод нужен и требуется ли нотариальное подтверждение.

Образец справки

Ниже приведен образец справки с места работы.

Образец справки с работы на английском

Работодатель может выдать сотруднику справку сразу на английском языке. В этом случае не нужно прикладывать русскую версию к комплекту документов на визу.

Срок действия справки

Каждая страна предъявляет свои требования к сроку действия документа. Если подавать бумаги в консульство, он должен быть не больше месяца.

Для срочной визы подают свежий документ на 2–3-дневной давности.

Чем заменить справку нетрудоустроенным гражданам

Если человек официально не трудоустроен или не имеет солидного дохода, нужно заменить справку с работы другим документом. Например, для подтверждения платежеспособности можно предоставить:

1. Выписку со счета, если на нем есть сумма, необходимая для поездки.
2. Спонсорское письмо, написанное родственником или приглашающей организацией, готовой оплатить расходы. К документам на оформление шенгенской визы нужно будет приложить справку с места работы спонсора или образец другого документа, подтверждающего его платежеспособность.
3. Справка по форме 2-НДФЛ (этот вариант подходит, если доход заявителя полностью официальный).

Гарантировать возвращение на Родину можно с помощью следующих документов:

• свидетельство о браке или рождении детей; если члены семьи остаются дома, это очевидный стимул вернуться;
• справка об инвалидности близкого родственника; его нельзя оставлять без присмотра, а это значит, что турист постарается вернуться как можно скорее.

Образец справки 2-НДФЛ приведен ниже.

Справка с места работы, если я пенсионер

Если заявитель находится на заслуженном отдыхе, он должен подтвердить свой статус пенсионера — для этого необходимо приложить копию пенсионного удостоверения (для тех, кто вышел на пенсию до 1 января 2015 года) или справку из пенсионного фонда (для тех, кто вышел на пенсию после 1 января 2015 г.).

Если заявитель является пенсионером, но продолжает работать, он должен предоставить стандартную справку с места работы. Помимо пакета документов, будет полезным приложить копию пенсионного удостоверения/справку из пенсионного фонда.

Если человек оплачивает поездку не самостоятельно, ему потребуются финансовые гарантии в виде спонсорской помощи от ближайшего родственника.

Справка с места работы, если я студент

Если заявитель является работающим студентом, ему достаточно предоставить стандартную справку с места работы. К пакету документов желательно приложить справку из учебного заведения, подтверждающую статус студента конкретного курса.

Если студент не работает, достаточно приложить только справку из учебного заведения. В этом случае для получения визы потребуются финансовые гарантии в виде спонсорской помощи от ближайшего родственника.

Предоставление ложных сведений

Визовые офицеры имеют право выборочно проверить документ у некоторых заявителей. Обычно их интересует следующая информация:

• существует ли на самом деле названная компания;
• трудится ли там заявитель;
• соответствует ли должность и зарплата иностранца данным, указанным в справке.

Визовые офицеры могут организовать проверку несколькими способами: позвонить работодателю, заказать справку 2-НДФЛ или запросить копию трудовой книжки. Если работодатель не ответит на звонок по указанному номеру телефона, заявителю могут не выдать въездное разрешение.

Справка 2-НДФЛ на английском

На английском языке название этой справки — Personal Income Certificate.

Можно ли получить справку 2-НДФЛ онлайн?

Справку 2-НДФЛ можно получить самостоятельно при помощи «Госуслуг» или сайта налоговой. Но для визы она пригодится только при удачном стечении обстоятельств.

По закону работодатель обязан сдать налоговую отчетность до 1 марта следующего года (п. 2 ст. 230 Налогового кодекса РФ), поэтому онлайн справку можно оформить, если его компания сдала ее по собственной инициативе в январе, а заявитель как раз в январе оформляет визу.

Приносить справку за 2021 год в мае 2021 года бессмысленно, так как консульство не примет документ старше одного месяца.

Через сайт ФНС

Для входа в личный кабинет налогоплательщика нужно воспользоваться одним из трех вариантов:

1. Обратиться лично в любую инспекцию ФНС России вне зависимости от места постановки на учет за регистрационной картой с логином и паролем.
2. Войти с помощью электронной подписи, выданной аккредитованным Минкомсвязью удостоверяющим центром, установленной на компьютере или другом носителе.
3. Самый простой способ — войти в систему с помощью подтвержденной учетной записи на «Госуслугах».

Шаг 1. Необходимо перейти на сайт налоговой службы.

Шаг 2. Ввести ИНН и пароль учетной записи, нажать «ВОЙТИ».

Шаг 3. Открывается главная страница, где нужно выбрать раздел «ДОХОДЫ».

Шаг 4. По умолчанию открывается вкладка «СПРАВКИ О ДОХОДАХ», она в данном случае и нужна. Если заявитель в прошлом году был трудоустроен в нескольких организациях, ему нужно ввести в соответствующее поле название той, которая ему нужна.

Шаг 5. Необходимо найти нужный период и нажать на значок, чтобы развернуть.

Шаг 6. Открывается информация об организации, общей сумме дохода и уплаченного налога за выбранный период. Нужно нажать на значок «СКАЧАТЬ».

Шаг 7. Необходимо выбрать папку на компьютере, куда сохранить zip-архив со справкой, и нажать «СОХРАНИТЬ».

Шаг 8. Открываем загруженный zip-архив, кликаем документ в формате pdf.

Готово! Справка по форме 2-НДФЛ получена.

Через сервис «Госуслуги»

Важно: запросить информацию можно только для подтвержденной учетной записи.

Шаг 1. Переходим на страницу услуги. Сначала нужно авторизоваться, нажать «Войти».

Шаг 2. Вводим номер СНИЛС, телефон или электронную почту и пароль учетной записи.

Шаг 3. Нажимаем «Получить услугу».

Шаг 4. Заполняем заявление. Поля «Фамилия», «Имя», «Отчество», «Дата рождения» и «Паспорт» предзаполнены согласно данным аккаунта.

Шаг 5. Указываем ИНН, если поле не заполнено.
Если человек не знает или не помнит номер, можно воспользоваться услугой «Узнай свой ИНН».

Шаг 6. Выбираем из выпадающего списка отчетный год, за который требуются данные о доходах.

Шаг 7. Нажимаем «Подать заявление».

Шаг 8. Заявка зарегистрирована, ей присвоен номер.

Шаг 9. Следим за статусом рассмотрения по электронной почте или в личном кабинете.

Оказание услуги обычно занимает около минуты, иногда больше. Рекомендуется обновить страницу, чтобы увидеть обновления.

Шаг 10. Если видим статус «Услуга оказана», справка готова. Нажимаем внизу «Еще файлы», чтобы скачать документ в формате pdf.

Шаг 11. Находим документ с соответствующим значком. Подписываем электронной подписью и нажимаем «Открыть в PDF», чтобы сохранить справку на компьютер.